Recomendaciones y buenas prácticas para realizar videoconferencias exitosas

En tiempos de teletrabajo las videoconferencias son la vedette del trabajo a distancia.  Si algo nos ha enseñado la pandemia del COVID-19, es que el trabajo remoto por si solo no es la panacea y requiere de que tanto empresas como trabajadores, sumen esfuerzos para tener un resultado exitoso.

Este post reúne en una lista 18 recomendaciones y buenas prácticas para realizar videoconferencias exitosas (si ya tuviste una, seguramente estés de acuerdo con la número 10 😉 )

Revisa tu conexión, asegúrate de tener la cámara y micrófonos funcionando y listo. ¡comencemos!

 

 

Antes de la videoconferencia

1-  Instalar con anticipación el programa por el cual se va a realizar la videoconferencia

No dejar para hacerlo al inicio de la reunión ya que le quitaría tiempo a esta.

Además, ayudará a prevenir y resolver con tiempo cualquier tipo de problemas que tengas con el software o dispositivos que debas utilizar.

 

2- Comprobar que el audio y el video funcionan correctamente en el programa instalado.

¿Quién no se ha conectado a una vieoconferencia y se encontró con un primer plano de la frente de nuestro interlocutor?  Es más habitual de lo que parece y por tanto, te ahorrarás muchas molestias y distracciones si antes de la reunión dedicas unos minutos a revisar que el audio y video funcionan correctamente.

 

3- El organizador podrá citar la videoconferencia por correo electrónico.

Incluyendo los datos para conectarse (links, clave, etc.) así como compartir una agenda (Outlook, Google Calendar, etc) para que quede en la agenda de todos los participantes y así evitar olvidarla.

 

4- Enviar la agenda de la reunión con los temas a tratar.

En lo posible agregarla en la citación.  Esto servirá como guía a los participantes y permitirá ser mas eficientes en el uso del tiempo.

 

5- Enviar el material que deba ser visto antes de la reunión.

Si es productivo para la reunión tener conocimientos previos sobre algún tipo de información, es recomendable que los materiales se adjunten o mencionen en la citación.

 

6- Comunicar instrucciones de cómo reiniciar la videollamada y cómo reconectar a alguien que se haya desconectado.

Los motivos de una desconexión pueden ser muchos, por eso es importante que quede claro qué se hará en estos casos.  Se recomienda incluirlo en la citación.

 

Durante la videoconferencia

7- Unirse a la videoconferencia 10 minutos antes.

En caso que puedas hacerlo, se recomienda a los participantes unirse unos minutos antes para validar que todo funciona correctamente y ajustar lo que sea necesario antes del comienzo.

 

8- Avisar si se va a grabar la videoconferencia.

Las reuniones virtuales no dejan de ser un evento social en el que todos su participantes deben tener claro que esto ocurrirá.

 

9- Designar un moderador.

En reuniones grandes, se aconseja establecer quien será la persona encargada de asegurar que no se superpongan las intervenciones.

 

10- Silenciar el micrófono mientras no se esté hablando.

Sea que uses un smartphone o una computadora para participar en videoconferencias, se debe tener presente que estos equipos transmiten y elevan tanto el volumen de la voz como de los ruidos en el ambiente, lo que puede distorsionar la reunión.  Si no hablas, silencia tu micrófono.  El resto de los participantes te lo agradecerán 😉

 

11- Evitar ruidos de fondo.

A la recomendación anterior debes sumarle no tener música ni la televisión encendida y, en lo posible, estar en un ambiente exclusivo para la reunión.

 

12- Auriculares con micrófono.

Si puedes usarlos, serán una buena herramienta.  Este tipo de periféricos ofrecen mejor calidad de sonido que muchos micrófonos de pc ya que algunos son muy sensibles y captan en mayor más los ruidos de fondo.

 

13- Hablar despacio y esperar un poco para escuchar las respuestas de los demás.

En algunos casos puede haber demoras en la llegada de la voz.  Este delay en el audio puede ser producto, entre otras cosas, de la calidad de conexión a internet.

 

14- Evitar los monólogos.

Realizar pausas y formular preguntas para integrar a los participantes, volver la reunión más dinámica y asegurarse de que cada participante está siguiendo la conversación.

 

15- Si se está físicamente con más personas, evitar conversaciones con estas o realizarlas de forma ordenada.

Evitar este tipo de conversaciones contribuirá a que los demás participantes de la videoconferencia no se sientan excluidos de dicha conversación.

 

16- Evitar la multitarea.

Centrar toda la atención en la reunión y no dedicarse a otras tareas laborales o personales.  Así, se eliminarán ruidos de teclas o de hojas y la mirada se centrará en los compañeros y no en el teclado.

 

17- Desactivar la cámara en caso de lentitud o problemas de red.

Las herramientas para videoconferencias dependen del ancho de banda de la red disponible.  En caso de que se distorsione o “congele” la imagen, lo mejor es desactivar la cámara y continuar la reunión. Así, se podrá seguir viendo y conversando con los otros participantes, aunque ellos no los vean.

 

18- Cerrar la videoconferencia con una verificación de resultados.

Es recomendable cerrar la videoconferencia repasando las acciones resultantes y los acuerdos alcanzados.

 

 

 

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